Pré-requis

Avez-vous lu l'article présentant la configuration initiale de Plezi ?

Si vous avez déjà fait cette étape et que vous cherchez une documentation technique, téléchargez notre documentation ici.

Création de l'application privée

L'objectif est de remplir le champ "Jeton d'accès (application privée) situé sur la page de configuration API/CRM onglet HubSpot.

Le champ "Clé API Hubspot" n'a pas a être rempli.

RDV dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône de votre profil puis sur "Intégration" puis sur le menu à gauche “Application privée”. Cliquez sur "Créer une application privée".

Voici les étapes à suivre pour créer l'application privée.

Une fois cette étape réalisée vous pouvez coller le token de l'application privée dans le champ dédier à cet effet sur Plezi et cliquer sur "Mise à jour de votre configuration".

Étapes de synchronisation :

❗️Ces étapes sont importantes et peuvent impacter le bon fonctionnement de votre synchronisation ❗️

1/ Réfléchissez aux propriétés HubSpot que vous souhaitez remonter sur Plezi, et vice-versa
2/ Assurez-vous d’avoir les champs HubSpot dans Plezi
3/ Assurez-vous d’avoir les champs Plezi dans HubSpot
4/ La valeur interne Hubspot doit correspondre à la clé d'identification de Plezi (même caractères, pas de majuscule)
5/ Le format doit être également le même, si votre champ Plezi est un champ date, veillez à ce que le champ Hubspot soit un champ date également.

6/ Si vous souhaitez remonter également les contacts dans votre CRM, assurez-vous d'avoir bien les mêmes champs dans Lead et dans Contact.

Champs à créer obligatoirement dans HubSpot :

plezi_url (champ de type "texte").

Il permettra à votre commercial d'arriver directement sur la fiche Plezi du contact. Le mapping pour ce champ est automatique.

plezi_source (champ de type "texte").

Il correspond à la source d'un contact côté Plezi. Le mapping pour ce champ est également automatique.

sync_to_plezi (champ de type “une seule case à cocher”).

Ce champ concerne les contacts dont la propriété HubSpot "Phase du cycle de vie" a une des valeurs suivantes: "Lead qualifié par l'équipe commerciale", "Opportunité", "Client", "Client promoteur", "Autre".
Par défaut, Plezi ne les importe pas. Il vous est possible de modifier ce comportement grâce à ce champ. La manipulation est décrite juste après, dans la prochaine section "A noter".

Champs spéciaux Plezi à créer dans HubSpot si vous souhaitez transmettre ces infos (unidirectionnel) :

score (champ de type "entier")

C'est le score du lead calculé dans Plezi (0 à 50) => il s’appelle “behaviour_score” dans Plezi. Le mapping pour ce champ est à activer selon les mêmes conditions que pour le champs 'plezi_url'.

status (champ de type "texte")

Correspond au statut du lead identifié dans Plezi (Fermé, Accepté, Engagé...) => il s’appelle “state” dans Plezi. Le mapping pour ce champ est à activer selon les mêmes conditions que pour le champs 'plezi_url'.

A noter :

Dans HubSpot, vous avez 8 possibilités pour qualifier la "Phase du cycle de vie" de votre contact :

Abonné
Lead
Lead qualifié par le marketing
Lead qualifié par l'équipe commerciale
Opportunité
Client
Client promoteur
Autre

Les 3 premiers (abonnés, lead et lead qualifié par le marketing) sont considérés côté Plezi comme des leads. Par défaut, les leads sont concernés par les mises à jour bidirectionnelles.

Les autres (LQC, Opportunité, Client etc...) sont considérés côté Plezi comme des contacts. Par défaut, aucune mise à jour ne sera faite dans les deux sens.

En effet, arrivés à ces phases du cycle de vie, ces contacts appartiennent à vos commerciaux, une modification dans Plezi risquerait d'écraser leur précieux travail de qualification.

Vous pouvez néanmoins décider de continuer à mettre à jour ces contacts depuis HubSpot vers Plezi. Il vous faut pour cela vous rendre sur la page de configuration des CRM et cocher la case "les CONTACTS de votre CRM".

Vous pouvez sélectionner plus finement les contacts que vous souhaitez mettre à jour dans Plezi en sélectionnant la case à cocher "Filtrer les contacts de votre CRM". Comme dit plus haut, il vous faut pour cela ajouter le champ sync_to_plezi dans HubSpot et en renseigner la valeur positive pour les contacts que vous souhaitez mettre à jour. Ils seront les seuls de vos contacts à être mis à jour dans Plezi.

4/ Faites le mapping dans Plezi, en activant les champs et les sens de votre choix

> Les champs obligatoires Plezi apparaissent dans le mapping mais sont désactivés. Vous n’avez pas à les toucher et pouvez les laisser désactivés.

> Vous pouvez mettre les champs spéciaux Plezi non-obligatoires (score, status) dans le sens Plezi --> CRM uniquement, pour transmettre ces infos à votre CRM.

> Le champ score doit être mappé avec le champ Plezi behaviour_score et le champ status avec le champ Plezi state.

Voilà tout est en place, et vous n'avez plus qu'à lancer votre synchro ! 🎉

Types de champs

Attention un champ date côté HubSpot doit être mappé avec un champ date côté Plezi

Trucs & Astuces

Vous pouvez ajouter & synchroniser de nouveaux champs quand vous le souhaitez. Créez les équivalences dans les 2 outils et revenez au mapping : le nouveau champ apparaîtra en dernière position ;
La synchro automatique a lieu toutes les 2h ainsi qu'à chaque soumission de formulaire. Elle prend en compte les modifications & créations de nouveau contacts ;
Si vous modifiez un paramétrage (ajoutez un champ, changez un sens...) il vous faut lancer une synchro manuelle pour remettre à jour les données ;
Champ fonction : si c'est un champ libre dans votre CRM, ne l'utilisez qu'en unidirectionnel (Plezi > Husbpot CRM) sinon toutes les fonctions existantes dans votre CRM vont remonter dans Plezi... et mettre le bazar !
Les listes déroulantes & choix multiples doivent comporter exactement les mêmes valeurs dans HubSpot CRM et dans Plezi.