Pré-requis :
Vous avez souscrit au connecteur bi-directionnel Plezi.
Pour vous rendre dans l'interface de synchronisation, allez sur l'onglet "Configuration" et cliquez sur la ligne "Configuration API / CRM".
(Si vous ne voyez pas cette ligne, contactez notre équipe CSM sur notre outil de tchat)
Une fois arrivé sur l'interface, plusieurs onglets se présentent à vous :
la Configuration (A), pour mettre en place les bases de votre connexion ;
l'Historique (B), qui liste toutes les synchronisations qui seront faites ;
la liste des CRMs pris en charge sur Plezi (C).
Onglet A : Configuration
C'est ici que vous allez :
activer votre synchronisation ;
filtrer les contacts à synchroniser entre Plezi et votre CRM ;
décider des collaborateurs à alerter lors des synchronisations.
Voici les étapes pour lancer votre 1ère synchronisation :
1. Activez la synchronisation en cliquant sur le bouton OFF / ON
Lorsque le voyant est vert, le système synchronise les données entre votre CRM et Plezi :
dans les deux sens, sur la base de la date de dernière modification des données, et ce toutes les deux heures ;
une synchronisation est aussi effectuée après chaque formulaire plezi soumis par un visiteur sur votre site internet.
Une fois votre configuration complète effectuée, vous pouvez activer la synchronisation.
2. Filtrez "qui" importer dans Plezi
Votre CRM (à l'exception de Pipedrive) distingue :
les LEADS : toutes les personnes qui pourraient être intéressés par votre activité, mais qui n'ont pas été convertis en opportunité ;
les CONTACTS : toutes les personnes ayant été converties en opportunité (par exemple, suite à une vente).
L'idée est de savoir "qui" vous allez faire remonter dans Plezi, en fonction de votre besoin et de vos objectifs :
Souhaitez-vous uniquement nurturer et qualifier vos LEADS ?
==> C'est l'option par défaut, la case "Les LEADS de votre CRM" est déjà cochée pour vous ;)
Souhaitez-vous également fidéliser vos CONTACTS ?
== > Dans ce cas, cochez la case "les CONTACTS de votre CRM".
Note : Ces contacts ne seront pas synchronisés dans les deux sens, mais uniquement de votre CRM vers Plezi, car ils sont considérés comme étant la propriété de vos commerciaux.
Parmi ces CONTACTS, y en a-t-il que vous ne désirez pas importer dans Plezi ?
==> Cochez également la case "Filtrer les contacts de votre CRM".
Pour ce faire, vous devez créer un champs custom pour vos contacts nommés sync_to_plezi (orthographe exacte). Seuls les contacts dont cette information est cochée seront synchronisés. Il vous sera possible au travers de votre CRM de mettre en place des règles afin d'activer ce champs selon des critères déterminés par vos soins.
3. Filtrez les contacts Plezi à exporter dans votre CRM
Rendez-vous dans l'onglet configuration Plezi > cycle de vie
Le "trigger" pour transmettre les contacts générés grâce à Plezi, vers votre CRM, c'est le score ! L'idée est donc d'indiquer un score minimum à partir duquel vos contacts Plezi seront transmis à vos commerciaux.
4. Indiquez les e-mails des collaborateurs à notifier lors d'une synchronisation
Vous pouvez entrer autant d'adresses email que nécessaires, il suffit de les séparer par un point-virgule ( ; ). Ces personnes recevront un email de ce type à chaque synchronisation :
5. C'est tout bon ? Il ne reste plus qu'à lancer ou mettre à jour la configuration !
En cliquant sur :
Vous pourrez revenir à tout moment sur le paramétrage de votre configurations.
Onglet B : Historique
Cet onglet permet de :
Consulter toutes les synchronisations effectuées depuis la première connexion. NB : 1 ligne = 1 sens.
Connaitre le détail des contacts crées / mis à jour / rejetés lors d'une synchronisation. Pour cela il suffit de cliquer sur les nombres indiqués au sein des lignes de synchronisation.
Lancer manuellement une synchronisation de tous vos contacts, en cliquant sur le bouton rose en haut à droite.
En cas de modification des champs d'attributs et leur sens de synchronisation, il sera nécessaire de cliquer sur ce bouton afin de synchroniser l'ensemble des contacts entre Plezi et votre CRM pour ces nouvelles valeurs.
A quoi correspondent les contacts créés / mise à jour / rejetés ?
les contacts créés : c'est la première fois qu'un contact apparait dans Plezi ou votre CRM.
> Exemple d'une création de contact du CRM vers Pezi :
Votre commercial a rencontré Jean Dupont sur un salon. Il créé la fiche de ce lead dans le CRM. Lors de la prochaine synchronisation, ce contact sera créé dans Plezi.
> Exemple d'une création de contact de Plezi vers le CRM :
Une personne soumet un formulaire Plezi, et n'était pas connu auparavant, ni dans Plezi, ni dans votre CRM. Lors de la synchronisation, ce contact est créé dans votre CRM.
les contacts mis à jour : ce sont ceux qui existaient déjà dans votre Plezi ET votre CRM (avec la même adresse e-mail) et pour lequel une nouvelle information a été renseignée dans l'un des deux outils.
> Exemple d'une mise à jour de contact du CRM vers Pezi :
Suite à un call avec Jean Dupont, votre commercial a obtenu de plus amples informations à son sujet et les a renseignées dans le CRM. Lors de la prochaine synchronisation, les informations du contact Jean Dupont seront mises à jour dans Plezi.
> Exemple d'une mise à jour de contact de Plezi vers le CRM :
Jean Dupont a fait une demande de téléchargement par le biais d'un formulaire Plezi. Une nouvelle info a été renseignée dans le formulaire (que ni Plezi, ni votre CRM ne détenait). Lors de la prochaine synchronisation, les informations du contact Jean Dupont seront mises à jour dans votre CRM.
NB : C'est la date de la dernière mise à jour sur la fiche du contact qui va prévaloir lors de la synchronisation.
les contacts rejetés : ce sont ceux qui n'ont pas pu être transmis d'une app à une autre. (la raison étant affichées pour chacun d'eux)
> Depuis votre CRM vers Plezi :
Ces rejets sont principalement liés au fait que le contact concerné n'a pas d'adresse e-mail renseignée dans le CRM. C'est la condition sine qua non de pour qu'un contact existe dans Plezi.
> Depuis Plezi vers votre CRM
Les raisons peuvent être plus diverses et sont liées aux spécificités de votre CRM.
Cela peut être lié au fait que le contact Plezi n'a pas d'information renseignée pour un champ obligatoire de votre CRM.
Il peut également s'agir de leads convertis dans votre CRM, sur lesquels vos commerciaux ont la main, et que nous empêchons de mettre à jour sur votre CRM pour ne pas 'écraser' les efforts de vos commerciaux.
Onglet C : Spécificités de votre CRM et mapping des champs
Une fois que les bases de votre connecteur sont en place place, rendez vous sur l'onglet correspondant à votre connecteur. Pour les spécificités de chaque CRM, rendez-vous sur les articles correspondants : Salesforce, Pipedrive, Zoho, Hubspot, Base, SAP C4C.
Un exemple avec Salesforce :
Cet onglet vous permet de faire deux choses :
1/ Renseigner les identifiants de votre CRM
Les informations à fournir diffèrent selon les CRMs.
2/ Faire le mapping de vos champs entre Plezi et votre CRM
Pour chaque champ, vous avez l'option :
de demander l'activation, en cliquant sur le bouton ON / OFF ;
de mapper les champs Plezi qui correspondent aux champs de votre CRM ;
de sélectionner le sens de la synchronisation : vous pouvez tout à fait décider de faire remonter un champ uniquement de Plezi vers le CRM (-->), du CRM vers Plezi (<--), ou dans les 2 sens (<-->).
Un exemple avec notre connecteur Plezi / Salesforce :
Quelques champs qui méritent votre attention :
Les champs texte sur votre CRM correspondant à des champs 'selection multiple' ou 'liste déroulante' dans Plezi (ex. Fonction)
Toutes les valeurs associées à un tel champ dans le CRM remonteront dans vos listes de valeurs Plezi. Si ce champ est demandé dans un formulaire Plezi, cela veut dire que toutes les valeurs s'afficheront chez les visiteurs de vos formulaires (il peut donc en avoir beaucoup / vous utilisez peut-être des termes spécifiques).
Les champs calculés dans Plezi (ex. score) : ils ne remonteront pas depuis le CRM vers Plezi.
Il est donc inutile de demander la synchronisation du score dans le sens CRM --> Plezi.
Le champs "source"
La source d'un contact diffère selon la plateforme où il a été créé à l'origine : une source de traffic sur Plezi (organic, referrer, etc.), une source connue de votre commercial sur le CRM (salon, connaissance, etc.).
Prenez le temps de réfléchir aux champs que vous allez faire remonter d'un outil à l'autre. Une fois votre mapping prêt il ne reste plus qu'à cliquer sur le bouton "Mettre à jour la configuration", et le tour est joué !
A noter : vous pourrez toujours ajouter & activer (ou désactiver) le mapping d'un champ.
La petite attention qui fait sourire :)
Une fois un nouveau contact créé ou mise à jour dans votre CRM ou dans Plezi, vous pourrez facilement retracer sa fiche sur chaque outil.
De cette manière, votre commercial pourra se rendre sur la fiche Plezi de son contact (n'oubliez pas de lui donner un accès Sales) et consulter l'historique de ses visites et de ses téléchargements sur votre site. Pas mal pour en savoir plus sur ses prospects !