Pré-requis

Avez-vous lu l'article présentant la configuration initiale de Plezi ?
 

Récupération des identifiants 

  • Zoho Client et Zoho Client Secret : créez une application de type "Self Client"(accounts.zoho.eu/developerconsole l'extension peut être différente, "com")


Puis vous tomberez sur cette page avec le Zoho Client et le Zoho Secret nécessaires à votre connexion. 

  • Zoho Org : Cliquez sur Lead ou Contacts, vous tombez ensuite sur une page avev une URL. Dans cette URL, ce qui nous intéresse est la partie org.
    crm.zoho.eu/crm/orgXXXXXXXX/tab/  il faut bien copier à partir de org et les chiffres jusqu'à tab. Donc votre code devrait ressembler à quelque chose comme ça : org5444456755445 (cela a été écrit au hasard et ne correspond pas à votre ID 😉) 

  • Zoho code : Retournez sur votre console de developpement cliquez sur l'application "self client" puis sur l'onglet "generate code".

Dans Scope, indiquez : ZohoCRM.settings.fields.all,ZohoCRM.modules.all
Puis dans Expiry : 10 minutes.
Cela vous laissera pile le temps d'aller chercher un thé avant de continuer la configuration ☕️

Créez ensuite sur le code une pop up apparait, c'est votre code Zoho ! 

  • Zoho domain : Le domain correspond au domain de votre CRM qui est présent dans l'adresse URL de votre CRM. Ci-dessous le domain étant "eu".

Synchronisation des contacts (A savoir)

Vous avez la possibilité de synchroniser l'ensemble de vos contacts dans l'onglet "Configuration" de votre plateforme Plezi. Si vous souhaitez synchroniser seulement certains contacts, nous vous donnons la possibilité de choisir la valeur et le champ comme critères de sélection. Le champ devant être de type de "texte".

Pour ajouter un champ dans votre CRM Zoho, il vous suffit d'aller sur la page contact, cliquer sur "Edit Page Layout"

Sélectionner le type de champs : single line

  • Zoho contact field :  Cette valeur correspond à la valeur du champs que vous avez choisi. Dans notre exemple ci-dessus la valeur étant "crm_to_plezi".
  • Zoho contact value : Cette valeur va donc correspondre à la valeur présente à l'intérieur du champs que vous avez choisis. Lors de la recherche, nous récupérerons seulement les contacts ayant le champ et la valeur renseignée lors de votre configuration.

Dans cet exemple, nous effectuerons donc notre recherche sur les contacts ayant le champ "crm_to_plezi" et la valeur "yes".

Tout est rempli ? Parfait !
Cliquez une fois sur "Mise à jour de votre configuration", les informations de la connexion sont enregistrées. Puis cliquez une seconde fois, cela fait apparaitre vos champs de mapping.

Maintenant, à vous de jouer 🚀

Étapes de synchros 

1/ Réfléchissez aux champs Zoho que vous souhaitez remonter sur Plezi, et vice-versa
2/ Assurez-vous d’avoir les champs Zoho dans Plezi
3/ Assurez-vous d’avoir les champs Plezi dans Zoho 

Champs à créer obligatoirement dans Zoho pour un LEAD :

  • plezi_url (champ de type "texte").
    Il permettra à votre commercial d'arriver directement sur la fiche Plezi du contact 

Si vous voulez synchroniser vos contacts, voici le champ que vous devez créer :

  • crm_to_plezi (champ de type “liste déroulante”).
    Il permet de sélectionner les contacts du CRM qui seront importés dans Plezi. Ceux qui seront en YES seront importés. 

Champs spéciaux Plezi à créer dans Zoho si vous souhaitez transmettre ces infos (unidirectionnel) :

  • score (champ de type "texte")
    C'est le score du lead calculé dans Plezi (0 à 50) => il s’appelle “behaviour_score” dans Plezi
  • status  (champ de type "texte")
    Correspond au statut du lead identifié dans Plezi (Fermé, Accepté, Engagé...) => il s’appelle “state” dans Plezi

A noter : 

  • Vos contacts dans Plezi et sur le CRM doivent avoir une adresse email afin d'être synchronisés ;
  • Lors d’une synchronisation bidirectionnelle, les LEADS peuvent être synchronisés dans les deux sens. Concernant les CONTACTS nous considérons que la création et la modification est propre au service commercial. Il n’y a donc pas d’action possible pour un Contact dans le sens Plezi -> CRM, mais nous récupérons bien les Contacts dans le sens CRM -> Plezi.

🚧 Si vous constatez cette erreur : 

Vérifiez que votre version de Zoho est bien à jour et qu'elle permet d'avoir les attributs Lead et Contact. Mais également que les champs soient au moins créés dans la partie Lead. Effectivement si aucun champ n'existe dans Zoho pour les leads, nous ne pourrons pas faire apparaitre le mapping.
Une fois validé, vous verrez le mapping et vous pouvez continuer ce tutoriel : 

Dans le champ "Zoho CRM url", entrez cette valeur : https://www.zohoapis.com/crm/v2/

4/ Faites le mapping dans Plezi, en activant les champs et les sens de votre choix

> Les champs obligatoires Plezi apparaissent dans le mapping mais sont désactivés. Vous n’avez pas à toucher et pouvez les laisser désactivés.

> Vous pouvez mettre les champs spéciaux Plezi non-obligatoires (score, status) dans le sens Plezi --> CRM uniquement, pour transmettre ces infos à votre CRM. 

> Le champ score doit être mappé avec le champ Plezi behaviour_score et le champ status avec le champ Plezi state.

 

Ensuite tout sera en place, et vous n'aurez plus qu'à lancer votre synchro ! 🎉

 

Trucs & Astuces

  • Créer un nouveau token vous permettra de suivre le nombre de fois où Plezi va interroger Zoho (le nombre de connexion peut être limité en fonction de votre plan) ;
  • Chez nous, l'email est la clé d'identification unique, donc pas de risques de doublon ! Mais....vérifiez vos emails en doublons dans votre CRM : si vous avez 2 pistes avec le même email (mais des infos différentes), Plezi va mettre à jour la 2e piste avec les infos de la 1ère ;
  • Vous pouvez ajouter & synchroniser de nouveaux champs quand vous le souhaitez. Créez les équivalences dans les 2 outils et revenez au mapping : le nouveau champ apparaîtra en dernière position ;
  • La synchro automatique a lieu toutes les 2h ainsi qu'à chaque soumission de formulaire. Elle prend en compte les modifications & créations de nouveau contacts ;
  • Si vous modifiez un paramétrage (ajoutez un champ, changez un sens...) il vous faut lancer une synchro manuelle pour remettre à jour les données ;
  • Champ fonction : si c'est un champ libre dans votre CRM, ne l'utilisez qu'en unidirectionnel (Plezi > SF) sinon toutes les fonctions existantes dans votre CRM vont remonter dans Plezi... et mettre le bazar !
  • Les listes déroulantes & choix multiples doivent être exactement les mêmes dans Zoho & dans Plezi. Zoho bloque la création / mise à jour d’un contact dont la valeur des champs ne correspond pas. 
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