Pré-requis

Avez-vous lu l'article présentant la configuration initiale de Plezi ?
 

Introduction

Afin d’utiliser la synchronisation entre Plezi et votre CRM, vous devez être en mesure de générer sur SalesForce une passerelle API ainsi qu’une clé spécifique à un utilisateur.

Si la clé est spécifique à un utilisateur, est-ce que les autres comptes auront également accès aux informations ? 

Evidemment ! Mais pour enclencher une liaison API avec SalesForce, il faut prendre un utilisateur, considéré comment étant à l’origine de la transaction de données.
L’idéal serait d’avoir un compte utilisateur spécifique, mais un compte courant peut aussi faire l’affaire.  

Votre édition SalesForce est-elle adaptée à la mise en place du connecteur ? 

Concernant l’API : il est possible qu’elle ne soit pas activée ou activante en fonction du type de contrat SalesForce. 

Vérifiez que vous possédez bien l’un des contrats SalesForce suivants : 

  1. Enterprise Edition
  2. Unlimited Edition
  3. Developer Edition
  4. Performance Edition

Les contrats suivants ne permettent pas d’activer l’API : Contact Edition / Group Edition / Professional Edition. Si cela vous concerne, renseignez-vous auprès de SalesForce pour passer à l’une des quatre éditions citées plus haut. 

I. Quelles sont les étapes à suivre ?

Il faut récupérer plusieurs informations, que vous retrouverez dans l’écran de configuration de la connexion avec SalesForce dans Plezi :

  1. La consumer key et la client secret
  2. Votre security token lié à votre compte utilisateur
  3. L’URL de votre compte / Votre identifiant / Votre mot de passe 

1. Créer une consumer key et un client secret

Allez sur votre instance SalesForce et cliquez sur “Configuration” en haut à droite.

Puis allez dans la section Gestionnaire des applications.

Créez avec le bouton en haut à droite une nouvelle application connectée. Entrez :

  1. Le nom de l’application connectée, par exemple Plezi
  2. L’adresse email du contact qui gère le compte SalesForce
  3. Vous devez impérativement activer les paramètres API(OAuth) :
    -
    Entrez la liste suivante dans URL de Rappel (un lien par ligne)
         a. https://ossleads.ssl:3000
         b. https://ossleads.ssl:3000/settings/api_setting/salesforce_authorize
         c. https://staging.plezi-sanctuary.com
         d. https://staging.plezi-sanctuary.com/salesforce_authorize
         e. https://app.plezi.co
         f. https://app.plezi.co/settings/api_setting/salesforce_authorize
    - Ajoutez les éléments suivants aux domaines OAuth sélectionnés

         a. Accéder à vos données et les gérer (API)
         b. Effectuer à tout moment des requêtes en votre nom
         c. Obtenir un accès complet(full) 

Vous pouvez laisser le reste en l’état et sauvegarder cette application. 


Un écran vous indiquera que tout ceci sera très vite effectif puis une page récapitulative apparaîtra. Cette dernière est importante. 

Prenez le soin de copier les informations suivantes dans un document que vous garderez à part:

  • la “clé consommateur
  • le “secret consommateur” que vous retrouverez en cliquant sur “Cliquez pour afficher

2. Activez le secret token de votre compte utilisateur

Vérifiez bien que vous êtes sur le compte utilisé pour la configuration de l’API, et rendez-vous dans les paramètres de ce compte utilisateur.

Allez tout simplement dans Réinitialiser le jeton de sécurité, et cliquez sur le bouton permettant de le faire. Le jeton de sécurité (security token) sera alors envoyé par email à l’utilisateur.
Pensez à bien recopier cette clé et les autres informations dans le même document.

>> !! Attention, SalesForce a une politique de sécurité très stricte, et demande régulièrement de réinitialiser son mot de passe (tous les 3 mois). C’est automatique, et dès lors, le jeton de sécurité ne fonctionne plus. Il faut bien comprendre qu’il vous faut tout autant refaire un mot de passe pour votre compte utilisateur que de réinitialiser votre jeton de sécurité comme mentionné ci dessus. Sinon, l’API ne pourra plus fonctionner !!

Si jamais vous constatez que votre synchronisation entre Plezi et SalesForce s’est interrompue alors que tout fonctionnait normalement, il y a  fort à parier que le problème vient de là. 

3. URL et informations utilisateur

Les dernières informations sont les plus simples à récupérer.

  • Pour l’url de votre instance SalesForce, allez sur votre compte SalesForce et copier l’URL utilisée, ex: https://eu11.lightning.force.com 
  • Votre identifiant et votre mot de passe sont tout simplement les éléments utilisés pour vous connecter à  votre compte.

Finalisation de la configuration

Vous avez désormais toutes les informations nécessaire!

Rendez-vous donc sur votre compte Plezi, dans Configuration > Configuration API/CRM et rendez-vous sur l’onglet SalesForce.  Entrez les informations que vous avez récupérées et si tout est correct, une fois le bouton Mise à jour de votre configuration cliqué, vous devriez voir apparaitre la liste des attributs de contacts de Plezi à mapper à ceux de votre instance SalesForce. 

L’intérêt de passer par une sandbox pour faire des tests

Avant l’intégration, vous pouvez si vous le souhaitez fournir les données test dans une sandbox. Les sandbox permettent de créer des copies de votre organisation SalesForce dans un environnement distinct et isolé. Passer par une sandbox dans un premier temps vous permettra de faire des tests sans compromettre les données de votre SalesForce. Pour en savoir plus, cliquez ici

NB : Les informations relatives à votre sandbox et que vous entrerez sur Plezi sont distinctes (clé consommateur, secret consommateur, URL de votre instance, etc.). 

II. Étapes de synchros 

1. Champs à créer / harmoniser

A/ Réfléchissez aux champs SalesForce que vous souhaitez remonter sur Plezi, et vice-versa
B/ Assurez-vous d’avoir les champs SalesForce dans Plezi
C/ Assurez-vous d’avoir les champs Plezi dans SalesForce 

Champs à créer obligatoirement dans SalesForce pour un LEAD :

  • plezi_url (champ de type "texte"). Il permettra à votre commercial d'arriver directement sur la fiche Plezi du contact 

Champ à créer obligatoirement dans SalesForce pour un CONTACT :

  • sync_to_plezi (champ de type “option unique” avec valeur oui/non). Il permet de sélectionner les contacts du CRM qui seront importés dans Plezi. Par défaut, c’est à vous de décider la valeur qui va être attribué à ce champ pour tous les contacts. Ceux qui seront cochés “oui” seront importés. 

Champs spéciaux Plezi à créer dans SalesForce si vous souhaitez transmettre ces infos (unidirectionnel) :

  • score (champ de type "texte")C'est le score du lead calculé dans Plezi (0 à 50) => il s’appelle “behaviour_score” dans Plezi
  • status  (champ de type "texte")Correspond au statut du lead identifié dans Plezi (Fermé, Accepté, Engagé...) => il s’appelle “state” dans Plezi

A noter : 

  • Vos contacts dans Plezi et sur le CRM doivent avoir une adresse email afin d'être synchronisés ;
  • Lors d’une synchronisation bidirectionnelle, les LEADS peuvent être synchronisés dans les deux sens. Concernant les CONTACTS nous considérons que la création et la modification est propre au service commercial. Il n’y a donc pas d’action possible pour un Contact dans le sens Plezi -> CRM, mais nous récupérons bien les Contacts dans le sens CRM -> Plezi.

2/ Faites le mapping dans Plezi, en activant les champs et les sens de votre choix 

> Les champs obligatoires Plezi apparaissent dans le mapping mais sont désactivés. Vous n’avez pas à toucher et pouvez les laisser désactivés.

> Vous pouvez mettre les champs spéciaux Plezi non-obligatoires (score, status) dans le sens Plezi --> CRM uniquement, pour transmettre ces infos à votre CRM. 

> Le champ score doit être mappé avec le champ Plezi behaviour_score et le champ status avec le champ Plezi state.

 

Ensuite tout sera en place, et vous n'aurez plus qu'à lancer votre synchro ! 🎉

 

Trucs & Astuces

  • Chez nous, l'email est la clé d'identification unique, donc pas de risques de doublon ! Mais....vérifiez vos emails en doublons dans votre CRM : si vous avez 2 pistes avec le même email (mais des infos différentes), Plezi va mettre à jour la 2e piste avec les infos de la 1ère ;
  • Vous pouvez ajouter & synchroniser de nouveaux champs quand vous le souhaitez. Créez les équivalences dans les 2 outils et revenez au mapping : le nouveau champ apparaîtra en dernière position ;
  • La synchro automatique a lieu toutes les 2h ainsi qu'à chaque soumission de formulaire. Elle prend en compte les modifications & créations de nouveau contacts ;
  • Si vous modifiez un paramétrage (ajoutez un champ, changez un sens...) il vous faut lancer une synchro manuelle pour remettre à jour les données ;
  • Champ fonction : si c'est un champ libre dans votre CRM, ne l'utilisez qu'en unidirectionnel (Plezi > SF) sinon toutes les fonctions existantes dans votre CRM vont remonter dans Plezi... et mettre le bazar !
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