Principes généraux

Vis à vis de Plezi, vous avez 3 choses auxquelles penser pour vous permettre d'être en conformité avec la GDPR :

  • Vous devez recueillir de manière volontaire les consentements des personnes qui soumettent vos formulaires ;
  • Vous devez permettre aux personnes qui le souhaitent d'accéder à leurs données;
  • Vous devez permettre aux personnes qui le souhaitent de supprimer leurs données. 

 

Gestion des consentements

Administration des consentements

Les consentements affichés sur vos formulaires doivent correspondre aux différents types de traitement que vous réaliserez. Si par exemple, vous utilisez les données à des fins de prospections et que ses données sont transmises à un partenaire, cela nécessitera d'avoir deux consentements distincts. Dans la plupart des cas, votre seul traitement sera votre prospection commerciale. Un unique consentement tel que "J'accepte que [votre société] utilise ces données pour me communiquer des informations sur [votre domaine d'activité]" permettra de répondre au besoin. 

 

Page de consentements au sein de Plezi : où est-elle ?

Les consentements sont listés dans l’onglet "Marketing > Consentements".
Ensuite, à vous de choisir le consentement adéquat dans votre modèle de formulaire. 

 

Les emails en B2B : un consentement non obligatoire

La CNIL s'est prononcé sur le sujet : https://www.cnil.fr/fr/la-prospection-commerciale-par-courrier-electronique.  En B2B, la RGPD impose d'informer l'utilisateur de la manière dont seront traitées ses données et de lui permettre de se désabonner simplement de vos communications. Cet article de la CNIL indique donc qu'en B2B, il n'est pas nécessaire de recueillir le consentement explicite de l'utilisateur. Cependant, pour des enjeux de communication, nous recommandons à nos clients de recueillir le consentement explicite de l'utilisateur. 

 

Vos modèles de formulaires

La mise à jour de vos modèles de formulaire vous permettra de gagner du temps :

  • Lors de la création d'un nouveau formulaire car les données du modèle seront reprises par défaut sur votre formulaire ;
  • Vous avez la possibilité de mettre à jour l'ensemble des formulaires associés au modèle en un clic. Si vous modifiez le texte associé au consentement, la liste des consentements ou encore les personnes à alerter lorsque le formulaire est soumis, Plezi vous proposera de mettre à jour ces informations sur l'ensemble des formulaires associés. 

Pour rédiger votre texte de consentement (1) : 

  • Rappelez quelle action donne le consentement : "En soumettant ce formulaire"
  • Utiliser la première personne du singulier : "je";
  • Utilisez le verbe Consentir ou Accepter ou Autoriser : "accepte";
  • Indiquez sur quoi repose le consentement : "que les informations saisies dans ce formulaire";
  • Rappelez ce que vous comptez faire de ces données : "soient utilisées / exploitées / traitées";
  • Spécifiez la finalité : "pour recevoir des informations sur ... / à des fins de prospection".

Le texte associé au consentement doit suivi d'un ou plusieurs consentements que le visiteur devra cocher pour pouvoir soumettre le formulaire. Au moins un consentement doit être coché pour soumettre le formulaire. Les consentements affichés seront ceux sélectionnés dans le formulaire (2).  

La page ci-contre donne un exemple de formulaire incluant la logique de consentement. 

 

Vos formulaires

Le principe est le même que celui des modèles de formulaires. A la création d'un nouveau formulaires, les données liées au consentement définie sur le modèle seront reprises sur le formulaire. 

Le texte associé à votre consentement est inclus dans une balise "span" à laquelle la classe "plz-consent" est associée. Si vous souhaitez personnaliser l'apparence de cette zone, vous avez la possibilité de définir les attributs CSS de cette class. 

<span class="help-inline plz-consent">....</span>

La forme du texte du consentement peut également être personnalisé depuis l'éditeur de Plezi. Il est possible de modifier son apparence et d'ajouter des liens. 

  

Quelle sera la responsabilité de Plezi si j'importe l'email d'un contact sans son consentement ? 

Plezi n'est pas responsables, car vous avez signé nos CGV liées à l'utilisation des données, qui précisent dans l'article 9 “Le client s’engage {…} à respecter les lois et le règlement applicables”.

 

Que se passe-t-il si mon contact retire ses autorisations ?

Votre contact peut retirer une ou plusieurs, voir même toutes les autorisations. Dans ce cas, il devient "opt-out" mais reste dans les contacts Plezi car il n'a pas explicitement demandé un droit à l'oubli, simplement de ne plus recevoir de communications.

 

Est-il possible de faire une liste de contacts en fonction des consentements dans Plezi ? 

Oui, dans les listes de contacts, choisissez les critères "Propriété des contacts > Consentements > ... "

 

Droit d'accès aux données

Le GDPR vous impose que chacun de vos utilisateurs puisse à tout moment retirer son consentement. Par conséquent, vous devez prendre les mesures nécessaires pour faciliter la gestion des consentements.

La page de désabonnements associée à vos campagnes intègre la liste des consentements et permet à vos contacts de retirer leur consentement. 

Vos mentions légales doivent préciser le moyen (numéro de téléphone ou email) selon lequel vos contacts peuvent faire la demande d’accès à leurs données. 

 

Comment partager les informations détenues dans Plezi ?

Depuis Plezi, vous pouvez partager une fiche en cliquant simplement ici : 

 

Droit à l'oubli

Vous devez faire en sorte que vos contacts puissent demander simplement la suppression des données les concernant. Vos mentions légales devront préciser le moyen (numéro de téléphone ou email) selon lequel vos contacts peuvent demander la suppression de leurs données. 

 

Droit à l’oubli : qui doit supprimer le contact & comment ?

Lorsque vos contacts vous demanderont le droit à l’oubli (par mail / téléphone) vous devrez supprimer le contact manuellement. 

 

Comment supprimer les données de mes utilisateurs : 

Rentrez dans la fiche de votre contact et cliquez sur "Supprimer". Cela effacera toutes les informations détenues sur lui (coordonnées, cookie, historique etc.).
Si cette personne rempli ensuite un formulaire, Plezi considèrera que c'est la première fois qu'elle nous contacte. 

 

Les données

 

Si un visiteur veut télécharger un contenu mais refuse de partager ses données, peut-il y avoir accès ? 

Dans Plezi, les contenus sont envoyés par mail. Or, pour envoyer un email, il faut que les données soient stockées. Pour stocker ces données, il faut le consentement. CQFD. 

 

Quelles sont les données que Plezi enregistre ? 

Pour un fonctionnement optimal, Plezi utilise 2 cookies : 

  • visite : on stocke l'ID de la visite en cours
  • Visiteur : on stocke l'ID liée au navigateur de l'utilisateur.

Plezi enregistre également les contenus visités, ceux envoyés, les emails ouverts ou non, la source de trafic, l'adhésion à un scenario de marketing automation (campagne intelligente, workflow & newsletters), l'IP et la géolocalisation.

 
 

Votre registre de traitement des données

Enfin, pensez à élire un DPO. Il aura pour principales missions de piloter la conformité de votre société. Notre client et partenaire, Captain DPO, propose une solution SaaS pour vous aidez à gérer la conformité de votre organisation vis-à-vis du Règlement Général européen sur la Protection des Données. Si vous souhaitez en savoir plus, je vous invite à vous rendre sur la page de présentation de leur solution : Captain DPO

 
 

Trucs & Astuces

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